Od chaosu komunikacyjnego do 100% efektywności: Jak GOTOMA General zrewolucjonizowała pracę placówek CM MED i zwiększyła liczbę procedur o 25% [2/2]

PROJEKT W DZIAŁANIU – TRZY LATA IMPLEMENTACJI I POKONYWANIA PRZESZKÓD

Trzyletni okres implementacji był czasem intensywnej pracy, wyzwań, ale także budowania solidnych fundamentów pod przyszły sukces CM MED. Proces ten wymagał nie tylko zaawansowanej wiedzy technicznej, ale również umiejętności zarządzania zmianą i elastyczności.

Projektowanie rozwiązania – aplikacja szyta na miarę

Sercem całego systemu stała się dedykowana aplikacja internetowa, zaprojektowana przez GOTOMA SOFTWARE HOUSE specjalnie na potrzeby CM MED. Jej głównym zadaniem było inteligentne kolejkowanie pracy urządzeń diagnostycznych (w tym Gamma Kamer) oraz personelu. System umożliwiał również sprawną wymianę wyników badań i wszelkich informacji dotyczących prowadzonych procedur medycznych pomiędzy placówkami, eliminując dotychczasowe bariery komunikacyjne.

Równolegle, jako generalny wykonawca zintegrowanych systemów IT, GOTOMA General koordynowała dostawę i instalację niezbędnego sprzętu. Obejmowało to wdrożenie systemu monitoringu wizyjnego (CCTV), instalację serwerów fizycznych stanowiących rdzeń infrastruktury IT oraz dostarczenie drukarek etykiet usprawniających procesy identyfikacji i obiegu dokumentacji.

Ludzki wymiar zmiany – opór i adaptacja

Jednym z największych wyzwań podczas całego procesu implementacji okazał się aspekt ludzki. Klient wskazywał, że największe trudności wiązały się ze szkoleniami personelu oraz z przełamywaniem niechęci do nowego rozwiązania. Szczególny opór budził planowany montaż systemu nadzoru wizyjnego (CCTV), który przez niektórych pracowników mógł być postrzegany jako narzędzie kontroli, a nie wsparcia.

Ten opór personelu wydatnie opóźniał i utrudniał wdrożenie zmian. Punktem zwrotnym, który udrożnił cały proces, okazała się decyzja o wymianie części personelu recepcji w placówkach. Nowo zatrudnione osoby były bardziej otwarte na nowe technologie i chętne do pracy w nowym, ustandaryzowanym formacie planowania prac. Co istotne, wdrożone rozwiązanie nie wymagało fundamentalnych zmian w sposobie zarządzania całą organizacją, lecz wymusiło adaptację na poziomie operacyjnym i zmianę mentalności niektórych pracowników.

Elastyczność i partnerstwo – perspektywa klienta i GOTOMA General

CM MED szczególnie podkreślało elastyczność GOTOMA General w tempie prowadzenia wdrożenia. Prace były zwalniane lub przyspieszane zgodnie z prośbami klienta, wynikającymi z innych planowanych w placówkach wydarzeń, urlopów czy nieobecności kluczowych dla powodzenia projektu członków zespołu CM MED. Ta zdolność do adaptacji była wysoko ceniona.

Dla GOTOMA General, projekt ten również był cennym doświadczeniem rozwojowym. Wymusił na nas konieczność pozyskania i koordynacji partnerów zewnętrznych, umożliwiających montaż i konfigurację urządzeń bezpośrednio u klienta. Było to nowe doświadczenie, które wymagało od nas również regularnego kontrolowania postępów prac w placówkach. Jak się okazało, wcześniejszy montaż systemu CCTV, choć początkowo budzący opory, w późniejszym etapie znacznie ułatwił nam zdalny nadzór i koordynację tych prac.

Techniczne wyzwania integracyjne

Projekt obejmował integrację zaawansowanego sprzętu medycznego, takiego jak Gamma Kamery, a także drukarek, metkownic i stacji roboczych. Gamma Kamery to skomplikowane i niezwykle drogie urządzenia, które jednocześnie są systemami dość zamkniętymi, nieumożliwiającymi łatwej ingerencji programistycznej. Stanowiło to poważne wyzwanie.

Konieczne było wielokrotne modyfikowanie systemu pośredniczącego (oprogramowania stworzonego przez GOTOMA SOFTWARE HOUSE), tak aby ostatecznie udało się gromadzić w jednym, centralnym repozytorium wizualne wyniki badań pochodzące z różnych urządzeń i zapisane w różnych formatach. Kluczowe było, aby system umożliwiał ich przeglądanie w ujednolicony sposób na zwykłych stacjach roboczych z systemem Windows, bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. Ta faza projektu wymagała od naszych programistów głębokiej analizy, kreatywności i wytrwałości w pokonywaniu barier technologicznych narzucanych przez producentów sprzętu.

REZULTATY PRZEKRACZAJĄCE OCZEKIWANIA – MIERZALNY SUKCES CM MED

Po zakończeniu trzyletniego procesu wdrożenia, efekty przerosły najśmielsze oczekiwania, przynosząc CM MED wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe.

Od wyrównania kolejek do pełnej wydajności

Przypomnijmy, że pierwotnym celem było ujednolicenie długości kolejek tak, aby w obu placówkach poziom obciążenia i zmęczenia personelu był porównywalny. Co ciekawe, w istocie nie chodziło o skrócenie kolejek, ale o ich ustabilizowanie i pewne wydłużenie, co paradoksalnie umożliwiło bardziej elastyczne zarządzanie harmonogramem. Dzięki temu możliwe stało się szybsze reagowanie na nieobecności pacjentów i dynamiczne uzupełnianie luk, co wcześniej było niemożliwe, a jest bardzo istotne w minimalizowaniu kosztów.

Najbardziej spektakularnym wynikiem okazał się jednak znaczący wzrost efektywności. Łączna liczba dziennie wykonywanych procedur medycznych w obu placówkach wzrosła z 63 do 84, co oznacza imponujący wzrost o 25%! Co więcej, w obu placówkach udało się osiągnąć pełne, niemal 100% wykorzystanie mocy przerobowych urządzeń diagnostycznych, w tym kluczowych Gamma Kamer. Zniknęła wcześniejsza dysproporcja, a zasoby zaczęły pracować z maksymalną efektywnością.

Nowe możliwości i nieoczekiwane korzyści

Optymalizacja pracy i wzrost wydajności otworzyły przed CM MED zupełnie nowe możliwości. System pozwolił na generowanie tzw. nadwykonań względem kontraktu z NFZ, co przełożyło się na dodatkowe przychody. Co równie istotne, pełne wykorzystanie potencjału sprzętowego i personelu w ramach kontraktu z NFZ umożliwiło realizację dodatkowych, komercyjnych procedur medycznych bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów operacyjnych. Ten sam personel i te same urządzenia zaczęły generować dodatkowy zysk.

Wdrożenie przyniosło również szereg nieoczywistych, pozytywnych efektów. Zaobserwowano znaczący wzrost wewnętrznej motywacji zespołów w obu placówkach, która przerodziła się w zdrową, konstruktywną rywalizację. Dodatkowo, nowy personel recepcji, bardziej kompetentny i zorientowany na pacjenta, przyczynił się do poprawy atmosfery zarówno w częściach ogólnodostępnych placówek, jak i w kontaktach telefonicznych.

Wpływ na personel medyczny – więcej pracy, większa motywacja

Nowy system i zwiększona liczba procedur oznaczały więcej pracy dla personelu medycznego, w tym lekarzy. Jednak, co znamienne, nie spotkało się to z negatywnymi reakcjami. Wręcz przeciwnie, lekarze stali się wydajniejsi, a ich praca, choć bardziej intensywna, była lepiej zorganizowana. Kluczową rolę odegrała tu wspomniana motywacja wewnętrzna innych członków zespołu, wynikająca ze zdrowej rywalizacji między placówkami oraz z wprowadzonych celów premiowych. Dzięki temu, temat zwiększonego obciążenia pracą nie był podnoszony w negatywnym, lecz pozytywnym świetle, jako wspólny wysiłek na rzecz osiągania lepszych wyników. System został odebrany jako narzędzie ułatwiające i porządkujące pracę, a nie jako dodatkowe obciążenie.

TECHNOLOGIA W SŁUŻBIE MEDYCYNY – SZTUCZNA INTELIGENCJA I INTEGRACJA

Rozwiązanie wdrożone w CM MED nie ograniczało się jedynie do kolejkowania i zarządzania. Zawierało również elementy nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, które dodatkowo usprawniły pracę.

AI jako wsparcie, nie zastępstwo

W ramach projektu, GOTOMA SOFTWARE HOUSE opracowała i wdrożyła mechanizm oparty na sztucznej inteligencji (AI). Został on wyszkolony do analizowania obrazów medycznych pochodzących z Gamma Kamer. Głównym celem modułu AI było sugerowanie oczywistych elementów opisu tekstowego, który następnie był weryfikowany i uzupełniany przez lekarzy. Rozwiązanie to okazało się szczególnie pomocne dla mniej doświadczonego personelu, przyspieszając proces opisywania badań i minimalizując ryzyko pominięcia istotnych detali.

Początkowo, wśród personelu mogły pojawić się obawy przed „zastąpieniem” przez sztuczną inteligencję. Jednak po wdrożeniu systemu, te obawy szybko zniknęły. Okazało się, że AI pełni rolę inteligentnego asystenta, który ułatwia pracę, zwiększa wydajność i pozwala skupić się na bardziej złożonych aspektach diagnostyki, a nie stanowi zagrożenia dla miejsc pracy.

Doświadczenie w integracji systemów

Projekt dla CM MED był dla GOTOMA General doskonałą okazją do wykorzystania i dalszego rozwoju naszych kompetencji w zakresie tworzenia zaawansowanych rozwiązań pośredniczących (middleware). Zdobyliśmy cenne doświadczenie w integracji systemów operacyjnych różnego typu oraz w pracy z dokumentami elektronicznymi przechowywanymi w licznych, często niekompatybilnych formatach. Umiejętność ujednolicenia dostępu do tych danych i ich prezentacji w spójny sposób była kluczowa dla sukcesu projektu i jest jedną z naszych silnych stron.

LEKCJE NA PRZYSZŁOŚĆ I DALSZA WSPÓŁPRACA

Każdy złożony projekt to nie tylko osiągnięte cele, ale również cenne lekcje i fundament pod przyszłe działania. Współpraca z CM MED była dla GOTOMA General niezwykle wartościowym doświadczeniem.

Kluczowe wnioski ze współpracy – perspektywa GOTOMA

Jak tę współpracę ocenia prezes zarządów spółek GOTOMA General&GOTOMA SOFTWARE HOUSE – Tomasz Gołąb?

Trudny sektor, współpraca z personelem medycznym jest skomplikowana. Trzeba brać pod uwagę fakt, że specjalista w jednej dziedzinie, może być laikiem w innej i trudno mu się do tego przyznać.

To spostrzeżenie podkreśla, jak ważna jest cierpliwość, empatia i umiejętność tłumaczenia złożonych kwestii technicznych na język zrozumiały dla użytkownika końcowego.

Kluczowe lekcje wyniesione z tej współpracy to przede wszystkim znaczenie ciągłej, klarownej komunikacji oraz regularnego upewniania się co do wzajemnego rozumienia zakresu omawianych zadań i proponowanych sposobów ich rozwiązania. Mimo wyzwań, projekt został oceniony jako „pozytywnie zakończony, wymagający temat„, który przyniósł satysfakcję obu stronom.

Transfer wiedzy i nowe kompetencje GOTOMA General

Doświadczenia zdobyte podczas realizacji projektu dla CM MED mają pozytywne przełożenie na nasze podejście do projektów w innych, niekoniecznie powiązanych branżach. Kompetencje w zakresie zaawansowanej analizy obrazów, wspomagania procesów tworzenia dokumentacji (np. notatek ze spotkań) czy wspomniana już integracja różnorodnych systemów i formatów danych są uniwersalne i znajdują zastosowanie w wielu sektorach rynku.

Ciąg dalszy nastąpi – rozwój systemu i relacji

Współpraca z CM MED nie zakończyła się wraz z finalizacją głównego etapu wdrożenia. Relacja trwa nadal, choć obecnie na mniejszą skalę, koncentrując się na utrzymaniu i dalszym rozwoju wdrożonego systemu.

W planach są już kolejne moduły, które mają jeszcze bardziej usprawnić pracę placówek CM MED. Rozważane jest wdrożenie nowych modułów integrujących system z systemami rządowymi (np. e-Recepta, e-Skierowanie), co pozwoli na dalszą automatyzację i uproszczenie procesów. Kolejnym ambitnym planem jest rozwój modułu AI, który ma za zadanie tworzyć automatyczne notatki z rozmów lekarza z pacjentem prowadzonych w przychodni, oczywiście z zachowaniem wszelkich norm poufności i bezpieczeństwa danych.

PODSUMOWANIE – PARTNERSTWO, KTÓRE PRZYNOSI REZULTATY

Historia współpracy GOTOMA General z CM MED to doskonały przykład, jak strategiczne partnerstwo technologiczne może przynieść rewolucyjne zmiany w organizacji. Dzięki kompleksowemu podejściu, łączącemu zaawansowane oprogramowanie z fachową integracją sprzętu, udało się nie tylko rozwiązać palące problemy operacyjne, ale także znacząco przekroczyć pierwotne cele. Wyrównanie kolejek, wzrost liczby wykonywanych procedur o 25%, osiągnięcie 100% wykorzystania kluczowego sprzętu oraz otwarcie drogi do nowych źródeł przychodów to mierzalne dowody sukcesu.

GOTOMA General, działając jednocześnie jako Software House i generalny wykonawca IT, udowodniła, że potrafi sprostać nawet najbardziej złożonym wyzwaniom, dostarczając rozwiązania, które realnie transformują biznes klienta. To partnerstwo oparte na zrozumieniu, elastyczności i dążeniu do doskonałości przyniosło rezultaty, które będą procentować przez wiele lat.

Jeśli Twoja firma stoi przed podobnymi wyzwaniami związanymi z koordynacją, optymalizacją procesów lub potrzebuje kompleksowego wsparcia technologicznego, skontaktuj się z nami. Dowiedz się, jak GOTOMA General może pomóc przekształcić Twoje wyzwania w mierzalny sukces. Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.