Cashflow to krwiobieg, a Excel to zator. Jak uratowaliśmy płynność ERP-BUD i przygotowaliśmy firmę na podwojenie obrotów (do 42 mln PLN) [2/2]

Walka w okopach: Proces wdrożenia (18 miesięcy)

Nie będziemy ukrywać – realizacja trwała 18 miesięcy (plus 3 miesiące wdrożenia) i była ogromnym wyzwaniem operacyjnym. Przyjęliśmy metodykę hybrydową:

• Waterfall dla budżetu i harmonogramu głównego (ERP-BUD musiał znać koszt całkowity inwestycji).
• Agile dla samego procesu deweloperskiego (dwutygodniowe sprinty, regularne demo dla klienta).

Wyzwanie inżynieryjne: Logika „Matrioszki”

Największym wyzwaniem architektonicznym było odwzorowanie skomplikowanej struktury prawno-finansowej klienta w systemie. Musieliśmy stworzyć mechanizm, który obsługuje niezależne budżety na trzech poziomach, jednocześnie je korelując w czasie rzeczywistym:

• Poziom projektu: Operacyjny budżet konkretnej budowy (np. „Osiedle Dębowe – Etap 1”).
• Poziom spółki celowej (SPV): Wiele projektów pod jednym NIP-em, ale z różnymi zasadami rozliczeń.
• Poziom grupy (Zarząd): Konsolidacja wszystkich spółek + koszty stałe zarządu (biuro, leasingi).

System musiał działać w trybie „Drill-down”. Prezes ERP-BUD widzi globalny Cashflow całej Grupy. Zauważa zagrożenie płynności w listopadzie. Klika w słupek wykresu -> widzi, że problem generuje Spółka X -> klika głębiej -> widzi, że na Inwestycji Y przesuwa się płatność za fakturę końcową. Pełna przejrzystość finansowa w 3 kliknięciach.

Czynnik ludzki: zaskakujący sprzymierzeniec

Zazwyczaj wdrożenia systemów klasy ERP wiążą się z ogromnym oporem pracowników („Stare było lepsze”, „Chcą nas kontrolować”). W ERP-BUD wydarzyło się coś niezwykłego. Zespół był tak zmęczony ręcznym łataniem Exceli, ciągłymi telefonami z pretensjami i pracą po godzinach nad raportami, że oczekiwał tej zmiany jak wybawienia.

Przeprowadziliśmy masowy onboarding. Ponad 40 osób zostało przeszkolonych w cyklu:

• 2 godziny tygodniowo szkoleń online przez 2 miesiące (małe dawki wiedzy).
• Intensywne warsztaty stacjonarne w siedzibie klienta („klikamy na żywym organizmie”). Dzięki temu podejściu, w dniu uruchomienia produkcyjnego (Go-Live), nie mieliśmy paraliżu organizacyjnego. Mieliśmy zespół gotowy do pracy.

Innowacje w procesie: Algorytmy, które przewidują przyszłość

W GOTOMA GENERAL nie ograniczyliśmy się do prostego przeniesienia papieru do tabletu. Wdrożyliśmy mechanizmy Business Intelligence, które dały ERP-BUD przewagę konkurencyjną.

1. Algorytmiczny ranking podwykonawców

To nasza „tajna broń”. Wcześniej wybór podwykonawcy opierał się na pamięci kierownika budowy lub najniższej cenie. Stworzyliśmy moduł, który gromadzi twarde dane o każdym podwykonawcy z całej historii współpracy firmy. System ocenia ich w trzech wymiarach:

• Cena (odchylenie od budżetu ofertowego).
• Jakość (liczba usterek zgłoszonych przy odbiorach).
• Terminowość (opóźnienia względem harmonogramu).

Gdy startuje nowa inwestycja, system automatycznie sugeruje podwykonawców z najwyższym rankingiem dla danego regionu. Efekt: Analiza ex-post (po roku działania) wykazała, że wykorzystanie rekomendowanych przez system ekip zmniejszyło liczbę niedotrzymanych terminów o 13%. To konkretne pieniądze zaoszczędzone na karach umownych i kosztach ogólnych budowy.

2. Predykcja kosztów (Time-Series Analysis)

System integruje dane z zewnętrznych źródeł (API rynkowe) dotyczących cen surowców (stal, beton, paliwo) i nakłada je na harmonogramy długoterminowe ERP-BUD. Dzięki temu system potrafi „ostrzec” Zarząd: „Uwaga, planowany zakup stali na Q3 2025 dla projektu X jest niedoszacowany o 15% względem prognoz rynkowych”. Pozwala to na wcześniejsze zakontraktowanie materiałów lub renegocjację stawek z Inwestorem.

Mierzalne rezultaty: Od chaosu do 42 mln PLN

Minęły dwa lata od rozpoczęcia prac i rok od pełnego wdrożenia systemu. Liczby, które widzimy w raportach ERP-BUD, są najlepszym dowodem na skuteczność podejścia GOTOMA GENERAL.

Twarde dane finansowe:

• Odbicie: Po spadku do 20 mln PLN w 2023 (rok „sprzątania” i wdrożenia), firma zamknęła 2024 rok wynikiem 28 mln PLN, a prognozy oparte na zakontraktowanych pracach na 2025 rok wskazują na 42 mln PLN. To powrót na ścieżkę wzrostu z solidnymi fundamentami.
• Redukcja przekroczeń budżetowych: Spadek wartości przekroczeń o 23% rok do roku. System nie wyeliminował błędów ludzkich czy wypadków na budowie, ale wyeliminował „nieświadome” przekroczenia. Każdy wydatek jest widoczny zanim zostanie poniesiony.

Efektywność operacyjna:

• Czas raportowania: Skrócony z 5 dni do 0 sekund. Dane są dostępne w czasie rzeczywistym (Real-Time Data). Zarząd przestał pytać „Jaki jest stan?”, a zaczął pytać „Co z tym zrobimy?”.
• Skalowalność zarządzania: Wcześniej jeden Project Manager był w stanie efektywnie nadzorować 2-3 budowy, zanim utonął w papierologii. Teraz, dzięki automatyzacji raportowania, ten sam człowiek może prowadzić nieograniczoną liczbę projektów (ogranicza go tylko czas dojazdu na budowę). System zdjął „wąskie gardło” administracyjne.

Zarządzanie Cashflow

To najważniejszy sukces tego projektu. Firma odzyskała wzrok. Zarząd wie dokładnie, ile wolnej gotówki będzie miał za 3 i 6 miesięcy. Pozwoliło to na bezpieczne podejmowanie decyzji o startowaniu w kolejnych, większych przetargach bez paraliżującego strachu o utratę płynności w połowie kontraktu.

Refleksja eksperta i rekomendacje

Patrząc na projekt ERP-BUD z perspektywy czasu, jako zespół GOTOMA GENERAL wyciągamy trzy kluczowe lekcje dla całej branży:

• Technologia to nie magia, to lupa. System IT nie naprawi błędnego modelu biznesowego, ale bezlitośnie obnaży jego słabości – lub pozwoli wyskalować to, co działa dobrze. W tym przypadku pozwolił bezpiecznie wyskalować zdrowy biznes, który dusił się brakiem danych.
• Generalne Wykonawstwo IT. Klient nie potrzebował oddzielnie dostawcy tabletów, oddzielnie firmy od chmury i oddzielnie konsultanta biznesowego. Sukces tego projektu opierał się na holistycznym podejściu – wzięliśmy odpowiedzialność za całość: od kabla, przez tablet, aż po algorytm AI.
• Pokora wobec danych. Początkowy sceptycyzm wobec modułu rankingu podwykonawców pokazuje, jak bardzo w branży polegamy na intuicji. Dane historyczne, odpowiednio przetworzone, są w stanie obiektywnie wskazać, gdzie uciekają pieniądze i czas, często przecząc naszym „uczuciom”.

Jak podsumowuje to Tomasz Gołąb prezes zarządów spółek GOTOMA GENERAL&GOTOMA SOFTWARE HOUSE?

Organizowanie i optymalizowanie procesów biznesowych jest dla nas wielką przyjemnością, szczególnie gdy możemy podpisać się pod całością realizacji – od hardware’u po software – i obserwować, jak nasz partner biznesowy podwaja swoje wyniki.

Twój następny krok

Czy Twoja firma ma problem z „czarną dziurą” w danych? Czy wiesz dokładnie, jaka będzie Twoja płynność finansowa za kwartał, czy tylko się domyślasz?

W GOTOMA GENERAL nie zaczynamy od wysłania cennika. Zaczynamy od zrozumienia Twojego procesu. Zapraszamy Cię na niezobowiązujące warsztaty. Przeanalizujemy Twoją architekturę informacji i sprawdzimy, czy podejście Proof of Concept może zadziałać w Twoim biznesie tak skutecznie, jak zadziałało w ERP-BUD.

Porozmawiajmy o faktach, a nie o Excelach. Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.