Automatyzacja procesów biznesowych nie zabiera pracy. Eliminuje chaos, który ją marnuje
Kiedy w rozmowach o projektach pojawia się fraza „automatyzacja procesów biznesowych”, najczęściej można spotkać się z dwoma typami reakcji. Pierwsza to entuzjastyczny zapał i podekscytowanie na myśl o zrobieniu wreszcie porządku w firmie. Druga to napięcie i dyskomfort, które najpierw pojawiają się u dyrektorów HR, by następnie drogą pantoflową rozeszły się po pracownikach każdego szczebla. Jako Grupa Technologiczna GOTOMA przeprowadzamy cyfryzację firmy efektywnie i na czas.
Pierwsza reakcja wydaje się naturalna i zrozumiała. W końcu automatyzacja pomaga zoptymalizować procesy tak, aby firma działała lepiej. A druga? Jej źródło jest bardzo proste – automatyzacja od razu rodzi pytanie: kto zatem straci pracę? Kogo zastąpi zautomatyzowany proces?
To złe pytanie, bo automatyzacja procesów biznesowych wcale nie musi oznaczać zwolnień. Dlatego warto przyjrzeć się głębiej temu zagadnieniu.
Skąd bierze się strach przed automatyzacją procesów biznesowych?
Strach przed automatyzacją nie rozpoczął się wraz z komputerami czy erą robotyki i sztucznej inteligencji. Tak naprawdę obawa przed automatyzacją jest starsza niż może się wydawać. W końcu każda rewolucja przemysłowa rodziła opór. Na początku XIX wieku angielscy tkacze i pończosznicy — nazwani luddystami — niszczyli krosna i ramy tkackie, które zagrażały ich zawodowi. Podobnie skrybowie bali się o swoje posady, gdy pojawiła się prasa drukarska.
Historia pokazała jedno. Zdecydowanie doszło do zmiany. Ale czy zawód i praca dla tych ludzi zniknęły? Przecież dalej istnieją takie profesje jak tkacz czy stanowiska oscylujące wokół tych pierwotnych.
Do tej pory jednak rewolucje przemysłowe dotykały głównie pracy fizycznej. Dziś skala jest zupełnie inna, a wiatr zmian wieje w kierunku pracowników umysłowych. Według raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości blisko 60% Polaków obawia się utraty pracy na rzecz sztucznej inteligencji.
Warto jednak rozróżnić podział strachu na szczeblach pracowniczym i menedżerskim. Pracownik boi się o etat, zatrudnienie i stabilność życiową. Menedżerowie z kolei największy strach odczuwają przed utratą kontroli. Ich obawę budzi to, że procesy, które od lat trzymali w swojej lub czyjejś głowie, którymi opiekował się konkretny człowiek, który zdobył zaufanie menedżera – nagle przejmie system, który nie do końca zrozumie pewnie „niuanse”. To lęk nie tyle o utratę pracy, co o stratę sensu swojej roli w firmie.
Automatyzacja a zwolnienia
Jest też coś, o czym głośno się nie mówi. Automatyzacja procesów biznesowych często bywa przykrywką do zwolnień pracowniczych, mimo że powód jest zupełnie inny. Szacuje się, że spora część zwolnień, które publicznie przypisano automatyzacji lub AI, była spowodowana restrukturyzacją kosztową, błędami strategicznymi czy po prostu złym zarządzaniem.
Co automatyzacja procesów biznesowych tak naprawdę zmienia w przedsiębiorstwie?
Automatyzacja optymalizuje przedsiębiorstwa, porządkuje, systematyzuje procesy. Brzmi ładnie. Jednak to dalej tylko marketingowe slogany. Co zatem automatyzacja faktycznie robi, a czego nie?
Przede wszystkim odbiera ludziom zadania powtarzalne, oparte na sztywnych regułach i niewymagające oceny kontekstu. Ale nie odbiera jednego – myślenia, relacji i odpowiedzialności za decyzje.
Kiedy firma się automatyzuje, to najczęściej znikają trzy kategorie zadań:
- ręczne przepisywanie danych,
- praca w Excelu i na określonych, często przestarzałych szablonach,
- żmudna obsługa powtarzalnych procesów.
To zadania, które zbędnie pochłaniają czas, a zaangażowanie w nie pracy manualnej jest po prostu bezsensowne.
W projektach, które realizujemy w GOTOMA GENERAL, np. w środowiskach produkcyjnych, gdzie integrujemy systemy MES z ERP, schemat bywa podobny. Przed wdrożeniem systemu dane z hali produkcyjnej do ERP wprowadzał człowiek. Zazwyczaj wiązało się to z opóźnieniem, błędami, koniecznością weryfikacji. Po integracji MES z ERP proces się automatyzuje, ale wcale nie wyklucza udziału ludzi. Pracownicy, którzy wcześniej przepisywali dane, zaczynają je interpretować. To dla nich tak właściwie awans.
Z kolei w obszarze handlowym i e-commerce scenariusz też bywa podobny. Systemy obsługujące cały proces sprzedażowy, stany magazynowe, fakturowanie i komunikowanie z klientem, zintegrowane w jeden ekosystem, eliminują dziesiątki manualnych czynności, które zawsze były obarczone ryzykiem błędów i pomyłek. Dzięki temu pracownicy nie muszą już tracić czasu na gaszenie pożarów – mogą go wykorzystać na zdobywanie klienta i budowanie z nim relacji.
Nie można też nikogo oszukiwać – automatyzacja w firmie produkcyjnej może wiązać się ze zwolnieniami. Jednak zazwyczaj ich przyczyną nie jest technologia sama w sobie, ale chaos, który automatyzacja ujawniła. Gdy okazuje się, że pracę 5 osób można było zastąpić systemem, to problem nie leży we wdrożeniu, ale w architekturze organizacji.
Use Case: drukarnia wielkoformatowa, w której zniknął chaos, a nie człowiek
Teorię najlepiej jest poprzeć praktyką. Jednym z projektów zrealizowanych w ramach Grupy GOTOMA, za który odpowiadał GOTOMA Software House, było wdrożenie dedykowanego systemu klasy MES w drukarni wielkoformatowej.
Firma zatrudnia około 50 osób, a jej kultura pracy wymusza, aby na co dzień działy DTP, produkcji i sprzedaży płynnie współpracowały.
Problem projektu, który skierował drukarnię w stronę transformacji cyfrowej, był klasyczny: kilkanaście rozproszonych narzędzi, ręczne raportowanie produkcji, stałe przepisywanie i powielanie tych samych danych między działami oraz brak jednego źródła prawdy.
W efekcie prowadziło to do opóźnień w dostępie do informacji, błędów w danych i decyzji podejmowanych „na wyczucie”, bo nikt nie miał aktualnego i rzeczywistego obrazu produkcji w czasie rzeczywistym.
Rozwiązaniem problemu okazał się jeden spójny system MES dla drukarni, który zastąpił rozproszone narzędzia. Dodatkowo został zintegrowany z systemami zewnętrznymi, sklepami partnerów i centralną bazą zbierającą dane.
Efekty:
- Do 70% mniej czasu poświęcanego na raportowanie produkcji,
- Blisko 90% spadek błędów danych dzięki eliminacji ręcznego przepisywania i jednej bazie dla wszystkich działów,
- Decyzje w czasie rzeczywistym – monitorowanie produkcji na bieżąco zamiast zgadywania i naprawiania błędów po czasie.
Najważniejszym wnioskiem z tej realizacji jest jednak to, że nikt nie stracił pracy. Pracownicy, którzy wcześniej ręcznie zbierali i przepisywali dane, dziś je interpretują i na ich podstawie planują dalsze prace. Nie zniknęły etaty – zniknął chaos, który przepalał czas pracy wielu ludzi.
Chaos – największy wróg pracownika i firmy
Choć brzmi to nieco prowokacyjnie, to nie automatyzacja zabiera ludziom pracę, lecz chaos organizacyjny – aktywny w jakimkolwiek sektorze przedsiębiorstwa. Jego największym zagrożeniem jest to, że działa po cichu.
Firma powoli marnuje zasoby ludzkie i finansowe: decyzja nie zapada, bo nie wiadomo, kto za nią odpowiada; projekt utyka, bo dane są rozsiane po różnych plikach i dyskach; a gdy procesy zależą od konkretnych osób, a nie procedur, choroba lub odejście jednego pracownika paraliżuje cały dział.
Co ciekawe, z chaotycznych firm jako pierwsi odchodzą pracownicy… najlepsi. Nie dlatego, że nie lubią swojego miejsca pracy, ale dlatego, że mają wybór – wolą pracować tam, gdzie wszystko płynnie działa, niż codziennie zastanawiać się, jak przetrwać dzień pełen niepewności i niewiedzy.
W firmie z jasnymi procesami ludzie wiedzą, co mają robić, kiedy i kto za co odpowiada. W chaotycznej każdy dzień to ustalanie priorytetów od zera. Firmy, które tego nie rozumieją, tracą przewagę konkurencyjną.
Automatyzacja procesów biznesowych to porządek, nie zastępowanie
W tym miejscu leży źródło nieporozumienia. Automatyzacja procesów biznesowych nie jest „maszynką do zwolnień”, ale narzędziem, które wprowadza porządek. I to właśnie porządek zmienia organizację, a nie technologia sama w sobie. Dlatego, zanim dojdzie do wdrożenia jakiegokolwiek systemu – ERP, MES, platformy e-commerce czy zintegrowanego środowiska IT – firma musi wiedzieć, kto odpowiada za dany proces, gdzie jest źródło danych i skąd biorą się błędy.
Chaosu nie da się bowiem zautomatyzować. Można go jedynie przyspieszyć – a chaos działający szybciej to stan jeszcze gorszy niż wyjściowy. Dlatego w GOTOMA GENERAL każdy projekt zaczynamy od audytu procesów. Nie dlatego, że to modne, ale dlatego, że działa: jeszcze przed wdrożeniem systemu atmosfera się uspokaja, procesy się stabilizują, a niepewność maleje.
Można to zdefiniować jako IT360, które realizujemy w GOTOMA GENERAL. Nie wdrażamy jednego systemu w oderwaniu od reszty – dostarczamy i integrujemy wszystko, czego firma potrzebuje: od ERP, MES i oprogramowania, przez platformy e-commerce, po infrastrukturę sprzętową. Generalny partner odpowiada za całość, a nie za fragment procesu. I właśnie dlatego widzimy chaos, który inni pomijają.
Jak rozpoznać, że firma jest gotowa na automatyzację?
Wbrew pozorom firma nie jest gotowa na automatyzację wtedy, kiedy ma na to budżet. Jest gotowa wtedy, kiedy:
- potrafi opisać swoje procesy krok po kroku i wyszczególnić ich słabe punkty,
- zarząd i menedżerowie potrafią powiedzieć, gdzie leży konkretny błąd,
- aktywnie poszukuje rozwiązania problemów.
Firmy, które nie spełniają tego kryterium, mogą oczywiście zdecydować się na wdrożenie. Jednak w takim przypadku projekt będzie znacznie dłuższy, droższy i bardziej skomplikowany, bo nie będzie miał fundamentu, na którym zostanie oparty. Fundament będzie trzeba stworzyć. A z doświadczenia wiemy, że lepiej jest to odpowiednio zaplanować, niż odkryć w połowie wdrożenia.
Dlatego jako kompleksowy partner dostarczający IT360 podejmujemy rękawicę i pomagamy ten fundament stworzyć, a następnie dobrać do niego integracje, systemy i rozwiązania tak, aby pasowały do organizacji, a nie po to, żeby firma dostosowywała się do technologii.
Między lękiem a zaufaniem – rola lidera w automatyzacji
Jednym z błędów, jakie można popełnić przy wdrożeniach projektowych, paradoksalnie nie ma charakteru technologicznego. To brak zrozumienia tego, że wdrożenie systemu to nie tylko projekt IT, ale też zmiana organizacyjna. System można bowiem wdrożyć nawet w tydzień. Ale pewnych nawyków i przyzwyczajeń nie zmieni się w kilka dni.
Ludzie z natury są przerażeni pojęciem „automatyzacji”. Obawiają się, że przestaną być w firmie potrzebni. Tymczasem nierzadko bywa wręcz odwrotnie – pozostają w organizacji, ale zmienia się charakter ich pracy.
Dlatego tak kluczowe jest odpowiednie przygotowanie zespołu do wdrożenia systemu. Tutaj na pierwszy plan wysuwa się rola lidera. Lider, który rozumie automatyzację i jej cel, nie mówi do zespołu: „To zrobi za was maszyna”. Mówi: „to usunie z waszej pracy to, co wam przeszkadza i was ogranicza – będziecie mieć więcej czasu na efektywne robienie tego, co lubicie”. To fundamentalna różnica komunikacyjna.
Odpowiednio przygotowane organizacje uwzględniają zarówno aspekty technologiczne, jak i ludzkie. Dopiero wtedy mogą w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji w praktyce.
Automatyzacja procesów biznesowych jako długoterminowa inwestycja, a nie koszt
Firmy, które dobrze wdrożyły automatyzację, zyskują nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim stabilność i przewidywalność. Procesy, które nie są uzależnione od obecności, humoru danej osoby czy czynników nieprzewidzianych, a działają według ustalonych kryteriów, budują podstawę pod skalowalność.
Jakie obszary najbardziej zyskują na automatyzacji? W naszych projektach najszybszy i najwyraźniejszy zwrot z inwestycji obserwujemy w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, finansach i księgowości, produkcji przemysłowej i e-commerce. Czyli wszędzie tam, gdzie procesy bywają powtarzalne, oparte na danych i są skalowalne.
Czy jest jakiś obszar, którego automatyzowanie się nie opłaca? Tak – wszystkie te, które opierają się na relacji. Obsługa klienta, kreatywne projektowanie czy negocjacje na wysokim szczeblu. Automatyzacja może wspierać te działania, ale nie może ich zastąpić – firma traci wtedy dla klienta wartość nabytą i personalną.
Co oczywiste – nie opłaca się także automatyzować procesów, które nie powinny istnieć. Jeśli firma utrzymuje trzy osoby do wykonywania czynności, której w ogóle nie powinna wykonywać – to bezsensowna inwestycja w oczywisty błąd.
Podsumowanie: porządek strategią konkurencyjną
Automatyzacja nie jest zagrożeniem dla pracowników, ale dla nieporządku, który dotychczas dawał się ukryć.
Kiedy znika chaos, firma staje się efektywniejsza, a kiedy jest efektywniejsza – rośnie. Kiedy rośnie – zwiększa zapotrzebowanie na pracowników. Pracownicy, którzy rozumieją ten mechanizm, nie boją się zmiany. Ci, którzy się boją – zostali źle o niej poinformowani.
Automatyzacja procesów biznesowych nie zabiera pracy – zabiera ją chaos. Ten niszczy firmę powoli i po cichu. Wyczerpuje ludzi, przepala budżety, hamuje wzrost. W GOTOMA GENERAL nie wdrażamy systemów dla wdrażania systemów. Naszym celem jest wprowadzenie porządku w Twojej firmie. Kompleksowo – od infrastruktury sprzętowej i sieci, przez ERP i MES, nawet z implementacją e-commerce lub oprogramowaniem szytym na miarę, aż po wsparcie techniczne po uruchomieniu.
Dlatego nie boimy się mówić o sobie jako o PARTNERZE, a nie jedynie jako wykonawcy. Bo całościowe spojrzenie na organizację to jedyne, które naprawdę działa, co potwierdza nasze doświadczenie projektowe.
Zobacz, gdzie Twoja firma traci pieniądze przez chaos
Nie musisz wierzyć nam na słowo. Umów konsultację, a my pokażemy Ci konkretne miejsca, w których tracisz pieniądze i czas przez chaos organizacyjny. Dostarczymy też konkretne rekomendacje i alternatywy dla niewydolnych rozwiązań stosowanych obecnie.
To najprostszy sposób, żeby przekonać się, ile realnie kosztuje Cię nieporządek i o ile taniej jest go uporządkować niż z nim żyć.
Czytaj więcej
Zobacz wszystkie
