Dig.IT: granty na cyfryzację dla firm produkcyjnych. Jak przygotować firmę, zanim ruszy nabór?

Program Dig.IT to dofinansowanie cyfryzacji dla firm z sektora produkcyjnego, prowadzone przez Agencję Rozwoju Przemysłu. W pilotażowym naborze ocenie poddano 143 wnioski, a 51 z nich oceniono pozytywnie. Dwie trzecie firm, które zdążyły przygotować i złożyć dokumentację, nie znalazło się na liście rekomendowanych do dofinansowania.

Ta statystyka nie mówi, dlaczego konkretne wnioski odpadły. Mówi natomiast coś, co warto wziąć pod uwagę przed kolejnym naborem: samo spełnienie warunków formalnych i złożenie dokumentów w terminie nie przesądzają o wyniku. Liczy się to, co firma faktycznie chce zrobić i czy potrafi to uzasadnić.

Czym jest Dig.IT

Dig.IT to program grantowy prowadzony przez Agencję Rozwoju Przemysłu S.A. w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027. Jest adresowany do firm z sektora MŚP. Do programu kwalifikują się przedsiębiorstwa przemysłowe i świadczące usługi produkcyjne.

W pierwszym pilotażowym konkursie zakres kosztów dzielił się na dwie części.

Część obligatoryjna

Każdy projekt musiał zawierać przynajmniej jeden z dwóch elementów:

• Nabycie i wdrożenie gotowych technologii cyfrowych do działalności przedsiębiorstwa,
• Zlecenie prac programistycznych w celu opracowania technologii cyfrowych i wdrożenia ich w firmie.

Oznacza to, że program obejmuje zarówno zakup i wdrożenie rozwiązania dostępnego na rynku jak i budowę dedykowanego. Co najciekawsze: te dwie ścieżki można łączyć w jednym projekcie.

Część fakultatywna – do 40% kosztów kwalifikowanych

• Szkolenia pracowników z wykorzystania nabytych technologii cyfrowych,
• Nabycie niezbędnych środków trwałych,
• Nabycie materiałów, środków eksploatacyjnych i innych produktów niezbędnych do wdrożenia.

Ten limit należy uwzględnić przy planowaniu budżetu. Jeżeli projekt wymaga zakupu sprzętu, trzeba go zaplanować tak, żeby zmieścił się w 40%, a warstwa cyfrowa pozostała fundamentem wniosku.

Do wniosku o dofinansowanie dołącza się wyniki Testu Dojrzałości Cyfrowej. To bezpłatne narzędzie dostępne online, a jego wypełnienie nie wymaga czekania na cokolwiek.

Kto przechodzi przez sito warunkowe

W pilotażu obowiązywały trzy grupy warunków. Pierwsza dotyczyła statusu firmy, druga jej kondycji finansowej, a trzecia wielkości wnioskowanego grantu w relacji do skali działalności. Odpaść można było na każdej z nich osobno.

Warunki formalne

• Co najmniej 5 zamkniętych pełnych lat obrotowych. To wyklucza młode firmy, nawet jeśli szybko rosną.
• Niewykorzystany limit pomocy de minimis. Wsparcie udzielane było w tej formie, więc firmy, które w ostatnich latach intensywnie korzystały z takiej pomocy, mogą nie mieć miejsca na kolejny grant.
• Przeważająca działalność w przetwórstwie przemysłowym lub w usługach produkcyjnych. Liczy się główny przedmiot działalności, a nie jeden z kilku wpisanych kodów.

Limit pomocy de minimis warto sprawdzić wcześniej niż na etapie kompletowania dokumentów. Jest to limit liczony dla całej grupy powiązanych podmiotów i obejmuje pomoc otrzymaną w ustalonym okresie. W jej zakres wchodzi nawet dofinansowanie szkoleń, wsparcie z urzędu pracy czy wcześniejsze granty.

Wskaźniki finansowe

Firma musi znajdować się w dobrej sytuacji finansowej, mierzonej trzema wskaźnikami liczonymi jako średnia ważona z trzech ostatnich lat obrotowych.

Wskaźnik	Warunek1
Rentowność sprzedaży netto (ROS)	Nie niższa niż 4%
Wskaźnik szybkiej płynności (Quick Ratio)	Nie niższy niż 0,7 i nie wyższy niż 1,8
Zadłużenie ogólne (Total Debt to Assets)	Nie wyższe niż 68%

Płynność może być dla wielu firm zaskoczeniem, bo ma dwa oblicza. Firma prowadzona bardzo ostrożnie, bez zobowiązań krótkoterminowych i z dużą gotówką na koncie, potrafi przekroczyć górną granicę 1,8 i wypaść z konkursu tak samo, jak firma, która płynności nie ma w ogóle.

Warto też zwrócić uwagę na sposób liczenia. To średnia ważona z trzech lat, a nie stan na koniec ostatniego roku. Jeden słabszy rok niekoniecznie przekreśla wynik. Warto więc nie rezygnować, jeśli w którymś roku z zakresu szło nam gorzej – to argument za tym, żeby policzyć, zamiast zakładać niepowodzenie.

Co można sfinansować z grantu Dig.IT?

Program obejmuje cyfryzację w obszarach związanych z podstawową działalnością firmy produkcyjnej. To między innymi: produkcja, przygotowania do produkcji (projektowanie, testy, certyfikacje), magazynowanie, transport wewnętrzny, kontrola jakości, pakowanie, produkcyjna infrastruktura IT oraz sprzedaż własnych produktów i usług.

Wspierane kierunki transformacji cyfrowej obejmują sześć obszarów:

• Automatyzację procesów,
• Sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe,
• Rozwiązania chmurowe,
• Zarządzanie zasobami ludzkimi z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych,
• Cyfrową sprzedaż,
• Cyberbezpieczeństwo.

Wpisanie wielu z nich do wniosku jest kuszące. To jednak błąd. Wniosek najlepiej broni się wtedy, kiedy wskazuje jedno miejsce w firmie i pokazuje, ile ono kosztuje oraz wyjaśnia jak ten koszt zmieni się po cyfryzacji.

Warto też pamiętać o kryteriach premiujących. W pilotażu dodatkowo punktowane były między innymi: status firmy mikro lub małej, poprawa bezpieczeństwa i warunków pracy, usprawnienie relacji z klientem oraz podniesienie poziomu cyberbezpieczeństwa.

To ciekawa sytuacja, w której mniejsze zakłady mają przewagę startową nad większymi przedsiębiorstwami.

Jak wybrać jeden obszar – trzy pytania

W rozmowach diagnostycznych używamy trzech pytań, które szybko oddzielają obszary, „które warto by było dodać” od tych, na których da się zbudować solidny wniosek.

1. Ile to kosztuje dzisiaj? Jeżeli nie potrafimy podać liczby (godzin, dni, sztuk, reklamacji, opóźnionych zleceń), to nie jest jeszcze problem, tylko wrażenie. Wniosek zbudowany na wrażeniu trudno obronić.
2. Kto to odczuwa poza działem, którego to dotyczy? Problemy, które kończą się na jednym stanowisku, rzadko dają zwrot uzasadniający inwestycję. Te, które przenoszą się na klienta, produkcję albo rozliczenia, zwykle tak.
3. Co się stanie, jeśli nic nie zrobimy przez dwa lata? Jeśli odpowiedź brzmi „nic szczególnego”, to prawdopodobnie nie jest to obszar warty zgłoszenia w pierwszej kolejności, nawet jeśli technologicznie byłby najciekawszy.

Dopiero po tych trzech pytaniach ma sens rozmowa o tym, jaka technologia rozwiązuje dany problem. Działanie w odwrotnej kolejności, czyli najpierw wybór narzędzia, a potem szukanie dla niego zastosowania, jest najczęstszą przyczyną projektów, które kończą się wdrożeniem systemu, z którego nikt ostatecznie nie korzysta.

Nasze doświadczenie w cyfryzacji

W Grupie GOTOMA prowadzimy projekty cyfryzacji w trzech kierunkach. Nie są to trzy oferty do wyboru z katalogu, ale trzy typy problemów, z którymi najczęściej przychodzą do nas firmy produkcyjne. Diagnoza zaczyna się od pytania, gdzie w firmie powstaje koszt, który da się policzyć. Dopiero potem rozmawiamy o technologii.

Ścieżka 1. E-commerce i obsługa klienta wsparta AI

Dla kogo? Firmy, które chcą rozwijać sprzedaż online, uporządkować kanały sprzedaży albo mocniej wejść w e-commerce B2B. 

Najpowszechniejszy objaw problemu, jaki występuje w tym obszarze? Zapytania przychodzą mailem, handlowiec przepisuje je do arkusza, sprawdza dostępność, liczy cenę ręcznie, a po dwóch-trzech dniach odsyła ofertę. Efekt? Klient już dawno kupił u kogoś szybszego.

Co obejmuje zakres projektu:

• Nowoczesne sklepy B2B i B2C oraz platformy sprzedażowe,
• Integracje sklepu z ERP, CRM, PIM, WMS i systemami logistycznymi,
• AI wspierające klienta w procesie zakupu: pomoc w znalezieniu produktu, zebranie potrzeb, rozmowa o budżecie i przygotowanie rekomendowanego koszyka,
• Automatyzację obsługi zapytań, ofert i powtarzalnych procesów sprzedażowych.

Gdzie jest mierzalny efekt? W skróceniu czasu od zapytania do oferty oraz w zmniejszeniu udziału handlowca w zamówieniach powtarzalnych. Nie w samym fakcie posiadania sklepu. Katalog produktów czeka, aż klient sam znajdzie właściwą pozycję wśród tysięcy podobnych, kanał sprzedaży aktywnie prowadzi go do wyboru.

Ścieżkę prowadzi Codarius – platforma SaaS e-commerce – codarius.com

Ścieżka 2. AI dla procesów biznesowych

Dla kogo? Firmy produkcyjne, usługowe i handlowe, w których największymi problemami są czas, praca ręczna, rozproszone dane i wolne procesy decyzyjne.

Typowym objawem tej ścieżki jest to, że pytanie „na jakim etapie jest to zlecenie?” wymaga dwóch telefonów i zajrzenia do arkusza.

Co obejmuje zakres projektu:

• Systemy sprzedażowe i ofertowe przyspieszające analizę zapytań oraz przygotowanie ofert,
• Systemy lojalnościowe wykorzystujące analizę zachowań klientów i personalizację działań,
• Rozwiązania produkcyjne wspierające planowanie i optymalizację kolejki realizacji zamówień,
• Analitykę opartą o AI, łączącą dane z wielu źródeł i skracającą czas potrzebny na decyzję operacyjną.

Gdzie jest mierzalny efekt? W długości cyklu realizacji, liczbie błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych oraz w tym, ile decyzji podejmowanych jest bez dostępu do aktualnych informacji. W tej ścieżce AI nie jest dodatkiem marketingowym, lecz ma skracać procesy i poprawiać jakość decyzji.

Tę ścieżkę prowadzi GOTOMA Software House – gotoma.pl

Ścieżka 3. Cyfryzacja systemowa i integracja

Dla kogo? Firmy, w których problemem nie jest brak systemów, tylko to, że systemy ze sobą nie rozmawiają.

ERP nie widzi magazynu, magazyn nie widzi produkcji, park maszynowy nie raportuje nigdzie. Dane trzeba przenosić ręcznie, więc powstają dwie wersje prawdy.

Co obejmuje zakres projektu:

• Diagnozę potrzeb i dobór projektu cyfryzacji uzasadnionego biznesowo,
• Rozwiązania o mierzalnym zwrocie z inwestycji, a nie technologię dla samej technologii,
• Integrację wielu systemów: ERP, CRM, WMS, e-commerce, systemów magazynowych, produkcyjnych i parku maszynowego,
• Dostawę sprzętu, oprogramowania i integracji oraz cyfryzację procesów,
• Koordynację realizacji, postępowań ofertowych i wdrożenia po uzyskaniu finansowania.

Gdzie jest mierzalny efekt? W liczbie miejsc, w których dane są wprowadzane po raz drugi, oraz w czasie potrzebnym na uzyskanie spójnego obrazu tego, co dzieje się w firmie.

To także ścieżka, w której najłatwiej zbudować projekt spełniający kryteria premiujące, bo integracja zwykle dotyka jednocześnie relacji z klientem, warunków pracy i bezpieczeństwa danych.

Ścieżkę prowadzi GOTOMA GENERAL – gotomageneral.com

Te ścieżki nie wykluczają się wzajemnie. W praktyce projekt najczęściej ma jeden trzon i jeden element uzupełniający, np. uporządkowanie procesu produkcyjnego z warstwą analityczną i integracja z systemem sprzedażowym – ścieżki objęte 3 w 1.

Jak wygląda projekt, który dowieźliśmy

Jeden z najbardziej efektywnych projektów cyfryzacji, jaki mieliśmy przyjemność realizować w ramach Grupy GOTOMA, to cyfryzacja i wsparcie merytoryczne w realizacji dofinansowania dla Pralni Wodnej Magik. To firma rodzinna działająca już od 1986 roku, obsługująca kilkanaście punktów przyjęć, hotele i instytucje, z własnym transportem.

Co było bolączką firmy? Przed wdrożeniem dane z tras zapisywane były na kartkach, a następnie przepisywane do arkusza. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że problemem był brak odpowiedniego systemu, to realny problem – biznesowy – leżał w innym miejscu.

Problemem było to, że nie dało się szybko odpowiedzieć klientowi, na jakim etapie znajduje się jego zlecenie. Z kolei błędy powstające przy przepisywaniu danych zaburzały planowanie i generowały błędne rachunki i faktury. Brak systemu to tylko wierzchołek góry lodowej, bo system można wdrożyć zawsze. Ważne jest to, żeby wiedzieć, jaki problem system ma rozwiązywać. W tym przypadku problemem były właśnie jakość i szybkość obsługi klienta.

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowany system klasy MES jako centralną platformę integrującą różne obszary pracy pralni. Na rozwiązanie składają się aplikacja webowa, aplikacja mobilna oraz stanowiska POS na hali produkcyjnej. Dostarczyliśmy również infrastrukturę sprzętową.

Architekturę zaprojektowaliśmy pod skalowalność, z możliwością rozbudowy o kolejne stanowiska i urządzenia oraz pod działanie w lokalnej chmurze klienta. Interfejs spełnia standard dostępności WCAG 2.2.

Efekty po wdrożeniu:

• Czas obsługi zamówienia krótszy o 25% – z czterech do trzech dni roboczych,
• Koszty operacyjne niższe o 15%,
• Dokładność danych poprawiona o niemal 100%,
• Zwrot z inwestycji w 12–14 miesięcy.

Jest jeszcze jedna liczba, warta do przytoczenia, a często pomijana, choć przy planowaniu ma duże znaczenie: całość projektu, od pierwszych rozmów do uruchomienia, zajęła dwanaście miesięcy. O powodzeniu zdecydowały audyt i obecność na hali jeszcze przed rozpoczęciem prac, co pozwoliło precyzyjnie określić potrzeby firmy i pracowników. Dzięki temu łatwiej było wyznaczyć zakres wdrożenia w relacji do budżetu oraz harmonogram, szkolenie zespołu oraz wsparcie po starcie.

To wynik jednego wdrożenia, w konkretnej branży i konkretnej firmie. Nie gwarantujemy, że da się przenieść ten wzorzec na dowolne przedsiębiorstwo, ale pokazujemy go, aby zilustrować, jak wygląda projekt cyfryzacji, który faktycznie zostaje zakończony i rozliczony efektem.

Pełny opis realizacji: SYSTEM MES DO ZARZĄDZANIA PROCESEM PRALNICZYM

Nasza rola i rola ekosystemu partnerów

Projekt finansowany ze środków publicznych ma dwie warstwy, które wymagają różnych kompetencji. Pierwsza to sam projekt cyfryzacji, czyli to, co konkretnie firma chce zmienić, jak to zaprojektować technologicznie i jak uzasadnić tę inwestycję. Druga to dokumentacja aplikacyjna i procedowanie wniosku.

W projektach Dig.IT GOTOMA odpowiada za przygotowanie koncepcji cyfryzacji, zakresu technologicznego i uzasadnienia biznesowego inwestycji, w tym rozwiązań opartych o AI, a nawet za realizację wdrożenia.

Jak wygląda współpraca

1. Potrzeba biznesowa. Nie zaczynamy od katalogu technologii. Szukamy wpierw źródła generującego problemy, w którym da się policzyć koszt.
2. Koncepcja i architektura. Powstaje zakres technologiczny, projekt integracji z istniejącymi systemami oraz uzasadnienie biznesowe z policzonym efektem. Tam, gdzie AI ma sens wchodzi jako element rozwiązania.
3. Przygotowanie wniosku. Dokumentację aplikacyjną prowadzi partner wyspecjalizowany w pozyskiwaniu finansowania. My dostarczamy część merytoryczną projektu.
4. Realizacja. Sprzęt, oprogramowanie, integracje, wdrożenie, szkolenie zespołu i wsparcie po starcie. Wszystko z jednym podmiotem odpowiedzialnym za całość projektu.
5. Efekt. Wskaźniki ustalone na etapie koncepcji, sprawdzone po wdrożeniu.

Warto dodać, że projekt zbudowany w ten sposób ma także sens wtedy, kiedy dofinansowanie nie dojdzie do skutku. Zmienia ono bowiem harmonogram inwestycji i rozkłada jej ryzyko, ale nie zmienia tego, czy dany proces był wart uporządkowania.

Cztery rzeczy, które osłabiają projekt

Z rozmów z firmami produkcyjnymi wynika kilka powtarzalnych wzorców. Żaden z nich nie jest dyskwalifikujący sam w sobie, ale każdy sprawia, że projekt trudniej jest obronić zarówno przed instytucją, jak i przed własnym zarządem.

Projekt zbudowany wokół narzędzia, nie wokół problemu

Wniosek, który zaczyna się od nazwy systemu, a nie od opisu sytuacji w firmie, wymusza późniejsze dorabianie uzasadnienia. Odwrotna kolejność, czyli najpierw problem, potem liczby, a dopiero na końcu rozwiązanie, daje spójny dokument i co ważniejsze, buduje wizję realnego efektu po wdrożeniu.

Zakres, który obejmuje wszystko

Chęć wykorzystania całej dostępnej kwoty prowadzi do projektów łączących kilka niepowiązanych obszarów. Taki projekt jest trudniejszy do rozliczenia, dłuższy we wdrożeniu i bardziej narażony na to, że część jego zakresu nigdy nie wejdzie do użycia.

Pominięcie ludzi, którzy mają z tego korzystać

Najczęściej powodem, dla którego wdrożony system nie jest używany, nie jest technologia sama w sobie. Operator, magazynier czy kierowca dostają narzędzie zaprojektowane bez ich udziału i niemal natychmiast wracają do arkusza albo kartki – bo tak jest dla nich szybciej. Dlatego szkolenia i wsparcie po starcie traktujemy jako część projektu, a nie jako dodatek.

Brak ustalonych przed startem wskaźników

Jeżeli przed wdrożeniem nikt nie zmierzył, ile trwa proces, po wdrożeniu nie da się wykazać poprawy. To nie tylko problem rozliczeniowy: bez punktu odniesienia nie wiadomo, czy inwestycja się zwróciła i trudniej podjąć decyzję o tym, co zrobić dalej.

Co warto zrobić zanim ruszy nabór

ARP na razie nie potwierdziła dokładnej daty startu drugiego naboru. Na stronie projektu wciąż widnieje ogólna informacja o „przełomie III/IV kwartału” (stan na dzień publikacji artykułu: 18 września 2026). To dobra wiadomość dla firm, które nie zdążyły się przygotować: zamiast pracować w pośpiechu przez dwa-trzy tygodnie, mają więcej czasu, żeby policzyć wskaźniki i wybrać proces spokojnie, zamiast na kolanie.

1. Wypełnić Test Dojrzałości Cyfrowej
   Bezpłatne narzędzie dostępne online, którego wyniki dołącza się do dokumentacji. Wypełnienie zajmuje kilkanaście minut i daje przy okazji uporządkowany obraz tego, w jakim miejscu firma się znajduje. Test dostępny jest na: pfr.pl/test-dojrzalosci-cyfrowej.

2. Policzyć wskaźniki finansowe
   Rentowność sprzedaży netto, wskaźnik szybkiej płynności i zadłużenie ogólne, jako średnia ważona z trzech ostatnich zamkniętych lat obrotowych. Firma posiada już sprawozdania, więc ma wszystko, co jest potrzebne do wypełnienia tego kroku – nie warto zwlekać do ostatniej chwili z ogłoszeniem terminów. Do tego dochodzi jedno mnożenie: 30% średniorocznych przychodów netto, żeby poznać własny pułap.

3. Wybrać jeden proces i policzyć, ile kosztuje
   Ten krok zajmuje najwięcej czasu i właściwie decyduje o jakości projektu. Ciężko zrobić to też, siedząc przy biurku i wypełniając formularz. Efektywne podejście do tego zadania wymaga realnego przejścia przez procesy i policzenia, ile realnie trwają, jak wyglądają, ile razy dane są wprowadzane i które decyzje podejmowane są bez informacji.

Jeśli chcecie sprawdzić, czy Wasza firma spełnia kryteria i który proces ma sens do zgłoszenia – porozmawiajmy. Napiszcie do nas, a wspólnie sprawdzimy Wasze procesy i umówimy spotkanie przygotowawcze!

Więcej o tym, jak prowadzimy projekty finansowe: FINANSOWANIE PROJEKTÓW

Najczęstsze pytania

Informacje o warunkach programu w tym artykule pochodzą z pilotażowego konkursu Dig.IT 1/2025 prowadzonego przez Agencję Rozwoju Przemysłu S.A. Warunki kolejnego naboru będą wynikać z jego dokumentacji konkursowej, publikowanej na digit.arp.pl.

^{1 Warunki określone na podstawie warunków w ramach naboru pilotażowego 1/2025}