Od chaosu komunikacyjnego do 100% efektywności [1/2]

Od chaosu komunikacyjnego do 100% efektywności: Jak GOTOMA General zrewolucjonizowała pracę placówek CM MED i zwiększyła liczbę procedur o 25% [1/2]

W dynamicznie rozwijającym się sektorze opieki zdrowotnej, efektywność operacyjna i zdolność do adaptacji technologicznej stają się nie tyle przewagą konkurencyjną, co koniecznością. Firma medyczna CM MED, mimo rosnącego potencjału, stanęła przed poważnymi barierami wzrostu, wynikającymi głównie z braku skutecznej koordynacji pracy między swoimi placówkami. Problemy te generowały nie tylko frustrację personelu, ale także wymierne straty finansowe i ryzyko utraty kluczowych kontraktów. W obliczu tych wyzwań, CM MED zwróciło się do GOTOMA General– firmy łączącej kompetencje Software House oraz generalnego wykonawcy zintegrowanych systemów IT – w poszukiwaniu kompleksowego rozwiązania. Niniejsze case study ukazuje, jak strategiczne podejście, dedykowane oprogramowanie i fachowa integracja sprzętu mogą odmienić oblicze operacyjne i finansowe organizacji medycznej, prowadząc do imponujących rezultatów. Prześledzimy drogę od identyfikacji problemu, przez proces wdrożenia, aż po mierzalne sukcesy, które przekroczyły pierwotne oczekiwania.

CM MED NA ROZDROŻU – GŁĘBOKA ANALIZA WYZWAŃ

Każda rozwijająca się organizacja napotyka na swojej drodze przeszkody. Dla CM MED, te przeszkody przybrały formę skomplikowanej sieci problemów operacyjnych i komunikacyjnych, które hamowały potencjał i generowały realne zagrożenia.

Mur komunikacyjny i bariera technologiczna

Najbardziej palącym problemem, z jakim borykało się CM MED, była komunikacja pomiędzy placówkami. Codzienna wymiana informacji, koordynacja działań i wspólne planowanie były utrudnione do tego stopnia, że wpływało to negatywnie na każdy aspekt działalności. Dodatkowym wyzwaniem okazał się personel klienta – często osoby o wieloletnim doświadczeniu klinicznym, jednak słabo posługujące się nowymi technologiami informatycznymi. Wdrożenie nawet podstawowych narzędzi, takich jak spotkania on-line, napotykało na opór i trudności techniczne. Niskiej prędkości łącza internetowe w poszczególnych placówkach dodatkowo pogarszały sytuację, wpływając negatywnie na jakość dźwięku i obrazu, co czyniło wirtualne spotkania nieefektywnymi.

Co więcej, wiele aspektów zamawianego, kompleksowego rozwiązania IT było dla klienta całkowicie niezrozumiałych. Wymagało to od zespołu GOTOMA General dodatkowych, czasochłonnych wyjaśnień i prezentacji, mających na celu nie tylko sprecyzowanie zakresu i sposobu działania docelowego systemu, ale przede wszystkim zbudowanie zrozumienia i akceptacji wśród przyszłych użytkowników. Kluczowe było, aby personel CM MED dostrzegł realne zalety planowanego systemu i zaangażował się w jego projektowanie, zamiast postrzegać go jako kolejne narzucone utrudnienie.

Dynamiczny harmonogram i nieoptymalne wykorzystanie zasobów

Kolejnym znaczącym wyzwaniem był dynamicznie zmieniający się harmonogram pracy docelowych użytkowników. Ta nieprzewidywalność utrudniała ustalenie optymalnej kolejki przeprowadzanych badań oraz wizyt w poradniach, prowadząc do chaosu organizacyjnego. Jednak najbardziej namacalnym dowodem problemów była drastyczna różnica w wykorzystaniu kluczowych zasobów.

W dwóch pilotażowych placówkach, które teoretycznie mogły przyjmować pacjentów od siebie nawzajem, stwierdzono różnicę ponad 50% w wykorzystaniu mocy przerobowych Gamma Kamer. Jedna placówka realizowała średnio 21 procedur dziennie (42 procedury na dwie kamery), podczas gdy druga, dysponując identyczną liczbą sprzętu i personelu, osiągała wynik zaledwie 10,5 procedur dziennie (21 procedur na dwie kamery). Taka dysproporcja była jaskrawym sygnałem nieefektywności, prowadzącej do nieoptymalnego wykorzystania drogiego sprzętu specjalistycznego i marnotrawienia potencjału wykwalifikowanego personelu. Konsekwencje były oczywiste: rosnące koszty operacyjne i utracone przychody.

Nieudane próby i rosnąca presja

Zanim CM MED zdecydowało się na współpracę z GOTOMA General, podejmowano wewnętrzne próby rozwiązania narastających problemów. Kierownictwo próbowało zaradzić sytuacji poprzez rozmowy motywacyjne, różnego rodzaju benefity oraz systemy premiowe, mające na celu wyrównanie kolejek i lepsze wykorzystanie urządzeń. Niestety, te działania nie odnosiły długotrwałego skutku, ponieważ nie adresowały źródłowych przyczyn problemu – braku systemowego narzędzia do koordynacji i zarządzania.

Punktem krytycznym, który ostatecznie skłonił zarząd CM MED do poszukiwania kompleksowego rozwiązania zewnętrznego, były straty finansowe generowane przez jeden z zakładów oraz realne zagrożenie zmniejszenia kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ). Niewypełnianie zobowiązań kontraktowych, w postaci zbyt małej liczby wykonanych procedur medycznych, postawiło firmę pod ścianą. Stało się jasne, że bez fundamentalnych zmian i nowoczesnych narzędzi, przyszłość CM MED jest niepewna.

POSZUKIWANIE PARTNERA I DEFINIOWANIE CELÓW – DLACZEGO GOTOMA General?

Decyzja o wdrożeniu kompleksowego systemu IT była dla CM MED krokiem milowym. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego miał kluczowe znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia.

Mandat inwestora i podział projektu

Impuls do działania przyszedł również ze strony inwestora CM MED, który zobowiązał zarząd do rozwiązania problemu nieefektywności placówek medycznych, przedstawiając jednocześnie budżet, w ramach którego problem miał zostać rozwiązany. Skala projektu wymagała strategicznego podejścia. Całość została podzielona na trzy główne obszary:

1. Oprogramowanie – zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego.
2. Sprzęt – zakup i dostawa niezbędnej infrastruktury, w tym serwerów, systemu CCTV i drukarek etykiet.
3. Montaż i Integracja – fizyczna instalacja sprzętu oraz jego połączenie z oprogramowaniem. Taki podział uwidocznił potrzebę partnera, który nie tylko dostarczy software, ale również udźwignie rolę koordynatora całości.

Wyzwanie dla klienta, szansa dla GOTOMA General

Proces wyboru partnera był dla CM MED skomplikowany. Klient, jak wspomniano, nie do końca rozumiał skalę i aspekty techniczne poszczególnych elementów projektu. Brakowało wewnętrznych kompetencji, aby samodzielnie przygotować szczegółowy projekt poszczególnych komponentów, co uniemożliwiało rozpisanie przetargu czy nawet precyzyjne zlecenie wykonania planowanych prac.

W tym miejscu kluczowa okazała się oferta GOTOMA General. Przejęliśmy pełną odpowiedzialność za zaprojektowanie kompleksowego rozwiązania, z dostosowaniem do posiadanego przez CM MED budżetu. Następnie, działając jako generalny wykonawca zintegrowanych systemów IT, zajęliśmy się wyborem i koordynacją podwykonawców odpowiedzialnych za dostawę i montaż sprzętu, a ostatecznie przeprowadziliśmy wdrożenie całego projektu. To kompleksowe podejście, od koncepcji po finalizację, było dokładnie tym, czego potrzebował klient.

Cele projektu – oczekiwania vs. rzeczywistość

Początkowo, główne oczekiwania CM MED wobec projektu były stosunkowo skromne. Klient oczekiwał przede wszystkim rozwiązania problemu koordynacji, czyli wyrównania długości kolejek w obu pilotażowych placówkach z tolerancją +/-20%. Co ciekawe, na tym etapie nie oczekiwano znaczącego wzrostu ogólnej liczby wykonanych procedur, a jedynie bardziej równomiernego obłożenia urządzeń i personelu.

GOTOMA General, analizując sytuację, dostrzegła jednak znacznie większy potencjał. Wspólnie z klientem doprecyzowano wskaźniki sukcesu, koncentrując się nie tylko na wyrównaniu, ale i na optymalizacji wykorzystania zasobów. Jak miało się wkrótce okazać, rezultaty projektu miały znacznie przekroczyć te początkowe, ostrożne założenia.

W drugiej części naszego case study zanurzamy się w 3-letni proces transformacji CM MED. Odkryjecie, jak:

• Pokonaliśmy opór personelu i złożone wyzwania technologiczne (w tym integrację specjalistycznych Gamma Kamer!).
• Nasza dedykowana aplikacja i elementy AI stały się kluczem do inteligentnego zarządzania.
• Osiągnęliśmy nie tylko wyrównanie kolejek, ale spektakularny 25% wzrost liczby procedur i niemal 100% wykorzystania kluczowego sprzętu!

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.